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Aujourd'hui, l'information est partout, tout le temps. Nous vivons à l'air du numérique, du marketing et de la communication de masse et l'entreprise n'est pas exempte de cela. Mais, ce déploiement d'information améliore-t-elle vraiment la communication en entreprise ?

Il est largement convenu que la communication ne se résume pas à la simple transmission d'une information. En effet, la communication est un processus bien plus complexe d'interactions multiples entre des acteurs dont l'enjeu principal est de se faire comprendre. Pour ce faire, l'émetteur du message doit s'assurer qu'il partage un sens commun avec le destinataire et que les codes et les rites soient partagés par le récepteur.

Imaginez un jeune employé arrivant dans l'entreprise, il est habillé en costume et passe dans chaque bureau pour faire la bise à ses collègues. Par son comportement, il communique quelque chose. Un malaise face à la nouveauté par exemple et une adaptation à certains codes de politesse mais qui ne sont peut-être pas ceux de cette entreprise.

Il me semble important ici de retenir qu'on ne peut pas ne pas communiquer (cf : Ecole de Palo Alto, les 5 axiomes de la communication de Paul WATZLAWICK). Tout est porteur de sens : les mots bien-sûr et donc la langue utilisée mais aussi le regard, la posture, les expressions, les vêtements et l'adaptation aux codes et rites de l'entreprise. Il peut s'agir d'un vocabulaire spécifique et technique, d'un rite social c'est-à-dire une manière de se saluer ou d'aborder l'autre, une distance physique convenue….

Et tout cela, s'acquière par apprentissage ce qui demande donc de l'observation et de l'adaptation à l'autre pour réussir à bien communiquer.

Les erreurs de communication

Les erreurs les plus communément observées à la communication sont de ne pas définir ses objectifs c'est-à-dire son "Pourquoi". Qu'est-ce que je veux que l'autre retienne ? Ce point est essentiel et encore plus au regard d'une étude américaine qui a démontré que le taux de déperdition d'une communication verbale pouvait atteindre 90%. En effet, entre ce que j'ai à dire, ce que je dis, ce qu'il entend, ce qu'il croit comprendre, ce qu'il comprend, ce qu'il retient et ce qu'il répercute, seulement 10% du  message initial est perçu par le récepteur.

On retrouve aussi très souvent un message qui n'est pas adapté à la cible ou un choix de support inadéquat (mail, chat, communication verbale…). En milieu professionnel, la tendance est de multiplier les supports et de sur-utiliser le mail. Selon un rapport de Mckinsey &Company, chaque membre d'une équipe consacre en moyenne plus d'un quart de journée à consulter sa boîte mails et près de 20% de la journée à rechercher l'information dans cette même boîte mails. Que de temps perdu dans ce méandre d'information !

L'expression d'enjeux est une autre erreur de communication très souvent observée dans les entreprises et qui distant considérablement les liens entre les personnes et les équipes. On y retrouve les enjeux d'influence et de pouvoir mais égalent d'expression de son identité ou encore de séduction.  Ces enjeux induisent un centrage sur soi et non une ouverture à l'autre, frein à la communication.

Mais voyons maintenant les outils qui permettent d'améliorer votre communication professionnelle.

10 clés d'amélioration de votre communication professionnelle

La communication est un élément clé de la vie d'une entreprise puisque c'est un formidable outil pour renforcer l'esprit d'équipe et ainsi améliorer la performance. C'est pourquoi, il est essentiel d'avoir la meilleure communication possible au sein de votre entreprise. Je vous présente ci-dessous, 10 axes d'amélioration.

  • Pour améliorer ses relations avec les autres, sortez de votre bulle, souriez, observez et écoutez. Imprégniez-vous de la culture d'entreprise et de ses codes sociaux.
  • Choisissez votre instant, vos mots, comprenez les attentes et les réactions de votre interlocuteur pour vous y adapter et faire passer votre message.
  • N'hésitez pas à poser des questions pour montrer votre intérêt et votre écoute active, pour éclaircir un sujet ou encore pour aider l'autre à élaborer son discours.
  • Utilisez la technique de la porte ouverte qui encourage la communication régulière et qui donne le message que vous êtes ouvert à la communication.
  • Pour les managers, montrez l'exemple, soyez dans l'ouverture, encouragez la prise de parole, le partage d'idée et le dialogue.
  • Clarifiez bien les rôles et responsabilités de chacun afin de vous adressez au bon interlocuteur.
  • Apprenez à formuler des commentaires positifs et efficaces pour le projet, évitez le "tu" qui "tue" et préférez le "je".
  • Fixer des pauses café pour inviter à la communication informelle et améliorer les relations interindividuelles.
  • Organiser des moments socialement agréables, une pause déjeuner tous ensemble, un événement, un team-building.
  • Mettez en place les bons outils de communications interne : le chat plus réactif par exemple ou un gestionnaire de tâches qui évitent la multiplication des contacts et des réunions et qui permet de gagner un temps considérable.

Et n'oubliez pas que le malentendu le plus fondamental de la communication est que "Nous entrons en relation avec notre entourage, avec l'autre, non tel qu'il est ou tel qu'il se veut, mais tel que nous le percevons !" Jacques Salomé.

 

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Séverine Lievin, coach et psychologue (français)

du réseau Eutelmed.

 

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